Wat is compliance management

Hoewel compliance management sterk geassocieerd wordt met de financiële sector, is het in feite relevant voor iedere sector. Wet- en regelgeving wordt steeds strenger en uitgebreider. Daarbij komen sectorspecifieke normen, zoals bijvoorbeeld in de zorg, denk aan normen voor informatiebeveiliging zoals NEN 7510.

Ook in sectoren buiten de financiële wereld is het naleven van interne en externe normen en regels noodzakelijk. Organisaties moeten compliance beleid inrichten, processen vastleggen, medewerkers trainen én het onderwerp laten leven in de hele organisatie, inclusief cultuur, gedrag en governance.

Zo is compliance management geen vrijblijvende “to-do”, maar een structureel onderdeel van goed bestuur en risicobeheer.

Een gangbaar raamwerk om compliance en risicobeheer binnen een organisatie vorm te geven is het Three Lines Model. Dit model maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.

• Eerste lijn: de business zelf. Medewerkers en teams die dagelijks de activiteiten uitvoeren en daarmee ook de risico’s dragen. Zij nemen beslissingen, voeren processen uit en dragen verantwoordelijkheid voor de risico’s die de organisatie loopt.
• Tweede lijn: de compliance afdeling of risicomanagementfunctie. Deze lijn ondersteunt en bewaakt of de eerste lijn handelt volgens de regels en het beleid. Zij ontwikkelen beleid, standaarden en procedures, geven advies en bieden controle.
• Derde lijn: de interne audit. Onafhankelijk van de eerste twee lijnen beoordeelt de audit of de controles en procedures effectief zijn, of de organisatie daadwerkelijk compliant is. Deze lijn levert onafhankelijke controle en assurance.

Met dit model kun je compliance controle organiseren, compliance risico’s beheersen en zorgen voor transparantie en verantwoordelijkheidsverdeling binnen de organisatie.

Wanneer een organisatie serieus omgaat met compliance management, kan ze overwegen om een compliance rol of afdeling in te richten. Een compliance manager of compliance afdeling heeft vaak de volgende taken:

• Inventariseren en beoordelen van de compliance risico’s die de organisatie lopen.
• Ontwikkelen en onderhouden van het compliance beleid en de procedures.
• Zorgen voor training en bewustwording onder medewerkers, zodat iedereen weet wat compliant gedrag is.
• Bewaken naleving regels en interne normen en monitort periodiek.
• Bij afwijkingen of incidenten zorgen voor opvolging en corrigerende maatregelen.

In kleine organisaties wordt de compliance taak niet altijd ondergebracht in een aparte functie; soms ligt het bij de juridische afdeling of ander functioneel management. Maar het is een onderwerp dat de hele organisatie raakt, compliance moet geïntegreerd zijn in governance, gedrag en cultuur.

Om compliance management op te zetten binnen jouw organisatie, kun je de volgende stappen doorlopen:

1. Breng het landschap van de organisatie in kaart: welke processen, systemen en stakeholders zijn er.
2. Inventariseer welke wet- en regelgeving en normen relevant zijn voor jouw sector en organisatie.
3. Stel thema’s vast en breng compliance risico’s in kaart: waar loopt de organisatie mogelijk risico.
4. Vertaal de uitkomsten naar een beleid: schrijf regels, procedures, gedragsregels, escalatieprotocollen etc.
5. Ken beheerstaken toe en train medewerkers: zo is het duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
6. Monitor continu: evalueer of de normen worden nageleefd, registreer incidenten, rapporteer en stuur bij waar nodig.

Bij monitoring kunnen compliance KPI’s helpen: bijvoorbeeld het aantal beveiligingsincidenten, de mate van training van medewerkers, responstijd bij incidenten en mate van compliance controle.

Een organisatie die compliant is, kiest voor transparantie, betrouwbaarheid en integriteit. Compliance management voorkomt niet alleen boetes of reputatieschade, maar draagt bij aan goede governance, risicobeheersing en vertrouwen bij klanten, leveranciers, toezichthouders en andere stakeholders.

Of je nu actief bent in de financiële sector, de zorg, productie, dienstverlening of andere sector, wet- en regelgeving raakt iedereen. Een compliance beleid, goed ingebed in de organisatie, maakt dat je voldoet aan wetten én normen en dat de organisatie op een beheerste, verantwoorde manier opereert.

Compliance management is daarmee geen luxe, maar een structureel onderdeel van professioneel ondernemen.

Qlink Software biedt oplossingen die organisaties helpen om compliance management gestructureerd vorm te geven. Met het platform leg je processen vast, borg je rollen en verantwoordelijkheden en zorg je dat informatie altijd actueel en centraal beschikbaar is. Het ondersteunt bij compliance controle, incidentmanagement, documentbeheer en periodieke rapportages. Hierdoor kun je naleving van normen en wetgeving beter monitoren en voorkom je dat informatie versnipperd raakt binnen de organisatie. Qlink maakt het eenvoudiger om consistent te werken volgens het vastgestelde compliance beleid en geeft medewerkers de handvatten om compliant te handelen in hun dagelijkse werkzaamheden.