Prestatie-indicatoren formuleren

Prestatie-indicatoren, of Key Performance Indicators (KPI’s), zijn meetbare waarden die aangeven hoe effectief een organisatie haar doelstellingen bereikt. Ze variëren van klanttevredenheid tot financiële resultaten en operationele efficiëntie. Denk hierbij voor een zorgorgansiatie aan de kwaliteit van te leveren zorg, van een bepaalde dienstverlening of van een bepaald product. Het formuleren van de juiste KPI’s is cruciaal; het meetresultaat en je verbetermaatregelen ondersteunen je bij het neerzetten van een aantoonbare verbetercyclus.

Voor het opstellen van effectieve KPI’s is een grondige context- en stakeholdersanalyse essentieel. Daarnaast haal je input voor waardevolle KPI’s uit onder andere het klanttevredenheidsonderzoek en de risico-inventarisatie (module Q Safe). De prestatie-indicatoren die hieruit voortkomen formuleer je op organisatie-, proces- en cliëntniveau. Voorbeelden hiervan voor een zorgorganisatie zijn (vul de X zelf in):

• Organisatieniveau: In jaar X behalen wij onze HKZ certificering.
• Procesniveau: Vanaf datum X vinden alle intakes van cliënten plaats binnen 1 week.
• Cliëntniveau: Vanaf moment X zijn er X% minder valindicenten ten opzichte van dit jaar.

Bij het formuleren van prestatie-indicatoren is het van belang om de doelstellingen SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden) te formuleren. Wanneer je dit doet is het namelijk eenvoudiger om verbeteractiviteiten te bedenken en te verwerken in het plan. Waar moet je hierbij op letten?

• Specifiek: De KPI moet duidelijk en concreet zijn.
• Meetbaar: DE KPI moet meetbare resultaten opleveren.
• Acceptabel: DE KPI moet acceptabel zijn voor alle belanghebbenden.
• Realistisch: De KPI moet haalbaar zijn binnen de bestaande midelen en omstandigheden van de organisatie.
• Tijdsgebonden: Er moet een duidelijke deadline zijn voor het behalen van de KPI.

Let er daarnaast op dat je niet te veel doelstellingen opstelt. Op die manier ben je alleen maar bezig met meten en raak je snel het overzicht kwijt. Zodra je een doelstelling hebt gemeten en behaald, ontstaat er vanzelf weer ruimte voor nieuwe doelstellingen.

Het opstellen van de KPI’s is slechts het begin. Nu is het tijd om deze vast te gaan leggen, in Q Perform, en te gaan meten.

Nadat je de doelstelling hebt vastgelegd begin je bijvoorbeeld met het meten per kwartaal. Afhankelijk van het resultaat van de meting, kan je de meetfrequentie verlagen of verhogen. Blijkt na een meting dat de doelstelling nog niet behaald is? Dan leg je de meetresultaten vast, ga je de oorzaak na en plan je opnieuw verbetermaatregelen in. Deze acties leg je vast in Q Base, zodat alle maatregelen opnieuw geborgd en geëvalueerd worden. Zo stimuleer je een continue verbetercyclus en wordt elke meting een stap richting optimalisatie van jouw organisatie. Via de prestatiekaart in Q Perform heb je een duidelijk overzicht van je prestatie-indicatoren en behaalde doelen.

In de wereld van continue verbetering zijn nauwkeurige prestatie-indicatoren onmisbaar. Met de expertise en tools van Qlink tilt je de prestaties van jouw organisatie naar een hoger niveau. Ben je klaar om de kracht van effectieve KPI’s te ervaren en te zien hoe onze module Q Perform je organisatie kan ondersteunen? Neem vandaag nog contact met ons op voor een persoonlijke demo waarin we de mogelijkheden verkennen die Qlink je organisatie kan bieden. Laat ons je begeleiden naar meetbare successen en duurzame verbeteringen.